Datenschutzerklärung

Datenschutz spielt bei der Kommunikation eine tragende Rolle und wir sind überzeugt davon, dass es für unser spezielles Angebot eine wichtige gesellschaftliche Säule darstellt, weshalb wir den Umgang mit personenbezogenen Daten sehr ernst nehmen.
Aus diesem Grund wollen wir trotzdem darauf hinweisen, dass ein lückenloser Schutz (z.B: bei Kommunikation per E-Mail ) im Internet nicht garantiert werden kann.

1. Verantwortlicher

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:

Outbox AG
Emil-Hoffmann-Straße 1a
50996 Köln
Deutschland

Telefon: +49 800 68826924 (deutschlandweit)
Telefon (Ausland): +49 2236 3030
E-Mail: info@outbox.de

2. Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten der Outbox AG erreichen Sie unter:

Dieter Behr
Obere Sackgasse 15
71332 Waiblingen

E-Mail: datenschutz@l-edv.de
Postalisch auch über die Anschrift des Verantwortlichen mit dem Vermerk „Datenschutz“.

3. Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten im Unternehmen

Über die auf die Website hinausgehenden Verarbeitungsprozesse im Unternehmen (u. a. Telekommunikationsdienste) informieren wir in unserem Verfahrensverzeichnis:

https://vv.outbox.de/

4. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, zur Erbringung unserer Leistungen oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist bzw. eine Einwilligung vorliegt.

Rechtsgrundlagen insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse

• Für Telekommunikationsdienste zusätzlich die einschlägigen Vorschriften des TKG sowie – soweit anwendbar – des TDDDG (Gesetz über den Datenschutz und den Schutz der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei Telemedien; vormals TTDSG), insbesondere § 25 TDDDG bei Speicherung von Informationen auf Endeinrichtungen.

5. Hosting und Server-Logfiles

5.1 Hosting

Diese Website wird von uns selbst auf Infrastruktur von Amazon Web Services (AWS) in der Region Frankfurt am Main (eu-central-1) betrieben. Mit AWS besteht ein Auftragsverarbeitungsverhältnis bzw. es gelten die AWS-Datenverarbeitungsbedingungen.

5.2 Logfiles

Bei jedem Zugriff auf den Server werden automatisiert Daten in Logfiles erfasst, insbesondere:

• IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit der Anfrage

• Zeitzone

• aufgerufene URL / Request

• HTTP-Statuscode

• jeweils übertragene Datenmenge

• Referrer-URL

• Browser und Betriebssystem (User-Agent)

Zweck: Auslieferung der Website, Stabilität, Sicherheit (z. B. Missbrauchserkennung), Fehleranalyse.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb).
Speicherdauer: 7 Tage, sofern nicht zur Sicherheitsaufklärung länger erforderlich.
Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen zu Marketingzwecken findet über die reinen Server-Logs nicht statt.

6. Cookies und ähnliche Technologien / Consent-Management

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien.

6.1 Essenzielle Cookies

Essenzielle Cookies sind für den Betrieb der Website bzw. zur Speicherung Ihrer Einwilligungsentscheidung erforderlich.

Borlabs Cookie
Anbieter/Verantwortlicher im Sinne des Tools: Outbox AG (Plugin-Hersteller: Borlabs).
Cookie-Name u. a.: borlabs-cookie
Zweck: Speicherung der gewählten Cookie-/Service-Präferenzen
Laufzeit: 60 Tage
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 TDDDG

6.2 Nicht essenzielle Cookies / Dienste

Statistik-, Marketing- und bestimmte externe Medien-Dienste setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung können Sie über das Cookie-Banner erteilen und jederzeit über den [Cookie-Hinweis / Footer-Widget „Datenschutz-Einstellungen“] widerrufen.

Details zu den einzelnen Diensten finden Sie im Banner und in den folgenden Abschnitten.

7. Kontaktaufnahme

7.1 E-Mail und Telefon

Bei Kontakt per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung und Nachverfolgung.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (soweit vorvertraglich/vertraglich) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (allgemeine Anfragen); ggf. lit. a bei gesonderter Einwilligung.
Speicherdauer: solange für die Bearbeitung erforderlich; danach Löschung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7.2 Kontaktformular (Zammad)

Auf der Kontaktseite nutzen wir ein Formular unseres Helpdesk-Systems Zammad, das wir selbst unter support.outbox.de betreiben.

Dabei werden insbesondere verarbeitet: Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt, technische Metadaten zum Versand sowie Ticketnummer. Die Anfragen werden als Support-/Vertriebstickets bearbeitet.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und/oder f DSGVO.
Speicherdauer: entsprechend unserer Ticket- und Löschkonzepte / gesetzlicher Aufbewahrung – 3 Monate nach Ticket-Abschluss, länger bei laufender Kundenbeziehung.
Die Übermittlung erfolgt an unsere Systeme in der AWS-Region Frankfurt.

8. Google Tag Manager

Wir nutzen den Google Tag Manager (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; ggf. Google LLC, USA).

Der Tag Manager verwaltet die Einbindung von Tags. Sofern mit dem Tag Manager selbst personenbezogene Daten (z. B. IP-Adresse) verarbeitet werden, erfolgt dies nur nach Einwilligung bzw. im technisch erforderlichen Umfang.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG.
Drittland: ggf. USA – geeignete Garantien (z. B. EU-US Data Privacy Framework / Standardvertragsklauseln) [aktuellen Status pflegen].
Weitere Infos: https://policies.google.com/privacy

Container-ID: GTM-5NT9SBFK

9. Google Analytics

Wir nutzen Google Analytics 4 zur Reichweitenmessung und Verbesserung unseres Webangebots.

Dabei können u. a. verarbeitet werden: gekürzte/pseudonyme IDs, Nutzungsdaten zu Seitenaufrufen, Gerätekategorie, ungefähre Geodaten, Events. Die Einbindung erfolgt erst nach Einwilligung über das Consent-Tool.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG.
Speicherdauer / IP: [GA4-Einstellungen: z. B. 2/14 Monate; IP-Handling beschreiben].
Drittland: siehe Google-Datenschutz / SCC / DPF.
Mess-ID: G-30965PGPV3 
Opt-out zusätzlich über Banner-Widerruf und Browser-Einstellungen.

10. Google Maps

Auf der Kontaktseite binden wir Kartenmaterial von Google Maps ein (Google Ireland Limited / ggf. Google LLC).

Beim Laden der Karte (erst nach Einwilligung über den Content-Blocker) können Daten – insbesondere Ihre IP-Adresse sowie Nutzungsdaten zur Kartendarstellung – an Google übertragen werden. Es kann zu einer Verarbeitung in den USA kommen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG.
Weitere Infos: https://policies.google.com/privacy

11. Externe Inhalte und Verlinkungen

Wir verlinken u. a. auf:

• Produkt- und Service-Unterseiten / Subdomains der Outbox AG

• Newsroom (MyNewsDesk / newsroom.outbox.de)

• FAQ (faq.outbox.de)

• Partner- und Dokumentenportale

Beim Aufruf externer Seiten gelten die Datenschutzhinweise der jeweiligen Anbieter. Soweit auf unserer Website eingebettete Fremdinhalte weitere Cookies setzen, erfolgt dies nur nach Einwilligung bzw. über den Content-Blocker.

12. Bewerbungen

Über die Seite „Jobs“ und per E-Mail / Post nehmen wir Bewerbungen entgegen.

Verarbeitete Daten: übliche Bewerbungsangaben (Stammdaten, Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben, Kommunikationsinhalte).
Zweck: Durchführung des Bewerbungsverfahrens.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG; ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Einwilligung in längere Talentpool-Speicherung.
Speicherdauer: bei Absage i. d. R. 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens, sofern keine Einwilligung/längere Aufbewahrung; bei Einstellung Übernahme in die Personalakte.
Empfänger: intern nur zuständige Personen (HR/Fachbereich);

Bitte senden Sie Bewerbungsunterlagen möglichst digital. Physische Unterlagen werden nicht zurückgesandt.

13. Telekommunikationsdienste / Verkehrsdaten

Soweit wir Telekommunikationsdienste erbringen, verarbeiten wir Bestands- und Verkehrsdaten nach Maßgabe des TKG und ergänzender Vorschriften, um die Dienste zu erbringen, zu entstören und abzurechnen.

Verkehrsdaten können u. a. umfassen: Zeitpunkt und Dauer der Verbindung, beteiligte Rufnummern bzw. Kennungen, technische Protokolldaten. Speicherung und Löschung erfolgen nach den gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben; typischerweise [z. B. bis zu 80 Tage nach Entstehung – intern/legal bestätigen und an TKG 2021 anpassen],
(1) Die in § 175 Absatz 1 Genannten sind verpflichtet, Daten wie folgt im Inland zu speichern:
1.Daten nach den Absätzen 2 und 3 für zehn Wochen,
2.Standortdaten nach Absatz 4 für vier Wochen.
sofern nicht längere Speicherung gesetzlich erlaubt/erforderlich ist (z. B. Beanstandung/Zahlungsverzug) oder Sie Funktionen mit längerer Historie nutzen.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO i. V. m. den einschlägigen TKG-Vorschriften.

Details und weitere Verarbeitungen: https://vv.outbox.de/

14. Weitergabe von Daten / Auftragsverarbeitung

Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn:

• Sie eingewilligt haben,

• dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist,

• eine rechtliche Pflicht besteht, oder

• wir uns berechtigter Interessen bedienen und kein Überwiegen Ihrer Interessen entgegensteht.

Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

15. Drittlandübermittlung

Soweit Tools Anbieter in Drittländern (insbesondere USA) einbinden (z. B. Google), erfolgt eine Übermittlung nur bei Vorliegen einer Einwilligung und/oder geeigneter Garantien (Angemessenheitsbeschluss / EU-US Data Privacy Framework und/oder EU-Standardvertragsklauseln). Details entnehmen Sie den Angaben zum jeweiligen Dienst.

16. Speicherdauer (allgemein)

Sofern in den Abschnitten nicht anders angegeben, löschen oder sperren wir personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. handels-/steuerrechtlich) entgegenstehen.

17. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

• Löschung (Art. 17 DSGVO)

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
  gem § 21 Abs.1:
  1Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. 2Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
  
  gem § 21 Abs. 2: Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so hat die betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zuständige Aufsichtsbehörde (Sitz NRW):
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
https://www.ldi.nrw.de
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die unter Ziff. 1 und 2 genannten Kontaktdaten.

18. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist teils technisch erforderlich (z. B. IP für Seitenaufruf) bzw. für die Bearbeitung von Anfragen/Verträgen nötig. Ohne Angabe können wir Leistungen u. U. nicht oder nicht vollständig erbringen.
Eine weitere Bereitstellung kann sich aus den gesetzlichen, behördlichen Verpflichtungen auf Herausgabe von Daten ergeben, welche immer im Vorfeld geprüft wird.

19. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet im Rahmen der Website-Nutzung nicht statt.

20. Aktualität

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Technik, Rechtslage oder unsere Prozesse ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Version mit dem angegebenen Stand.